KÝ ĐÚNG THẨM QUYỀN, GIỮ VỮNG GIÁ TRỊ PHÁP LÝ CỦA GIẤY TỜ HỘ TỊCH
- Thứ ba - 23/06/2026 06:35
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Ở xã Bình Minh, công tác đăng ký hộ tịch sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp luôn được lãnh đạo xã quan tâm chỉ đạo sát sao. Mỗi ngày, Trung tâm Phục vụ hành chính công của xã tiếp nhận khá nhiều hồ sơ của người dân, từ đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử đến các việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài.
Một buổi sáng đầu tuần, chị Hương, công chức phụ trách công tác tư pháp của xã, cầm tập hồ sơ bước vào phòng làm việc của ông Nguyễn Văn Thành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.
Chị Hương lễ phép nói:
- Báo cáo Chủ tịch, sáng nay Trung tâm Phục vụ hành chính công của xã tiếp nhận một hồ sơ đăng ký kết hôn giữa anh Lê Văn Nam, công dân Việt Nam thường trú tại xã mình, với chị Anna, công dân nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam. Hồ sơ đã được kiểm tra bước đầu, cơ bản đầy đủ theo quy định. Tuy nhiên, do tuần này Chủ tịch có lịch họp và đi kiểm tra cơ sở khá nhiều, em dự kiến tham mưu để Chủ tịch ủy quyền cho đồng chí Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký giấy tờ hộ tịch đối với trường hợp này, nhằm bảo đảm giải quyết hồ sơ đúng hạn cho người dân.
Ông Thành đặt tập tài liệu xuống bàn, nhìn chị Hương rồi hỏi lại:
- Hồ sơ này là đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài đúng không?
Chị Hương đáp:
- Vâng ạ. Một bên là công dân Việt Nam, một bên là công dân nước ngoài nên thuộc trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài. Em nghĩ rằng pháp luật có quy định Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã được ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch theo tình hình thực tế tại địa phương, nên xã mình có thể thực hiện ủy quyền cho Phó Chủ tịch ký để thuận lợi trong giải quyết công việc.
Nghe vậy, ông Thành chậm rãi giải thích:
- Hương tham mưu như vậy là có tinh thần chủ động, muốn giải quyết nhanh hồ sơ cho người dân. Tuy nhiên, trong lĩnh vực hộ tịch, nhất là giấy tờ hộ tịch có yếu tố nước ngoài, việc ký phải đúng thẩm quyền. Không phải loại giấy tờ hộ tịch nào Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cũng được ủy quyền ký.
Chị Hương hơi băn khoăn:
- Thưa Chủ tịch, vậy trường hợp này không được ủy quyền ký ạ?
Ông Thành mở văn bản pháp luật trên bàn, chỉ vào nội dung liên quan và nói:
- Tại khoản 2 Điều 8 Luật Hộ tịch năm 2026 (có hiệu lực từ 01/3/2027) quy định rất rõ: “Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền ký giấy tờ hộ tịch. Căn cứ tình hình thực tế tại địa phương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã được ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch theo quy định, trừ các loại giấy tờ hộ tịch sau đây:
a) Giấy khai sinh;
b) Giấy chứng nhận kết hôn;
c) Giấy tờ hộ tịch trong trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài.”
Ông Thành dừng lại một chút rồi phân tích thêm:
- Như vậy, pháp luật có cho phép ủy quyền ký một số giấy tờ hộ tịch, nhưng đồng thời cũng quy định rõ những trường hợp không được ủy quyền. Trong đó có giấy tờ hộ tịch trong trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài. Hồ sơ của anh Nam và chị Anna thuộc trường hợp này, nên Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phải trực tiếp xem xét, ký giấy tờ hộ tịch theo thẩm quyền, không được ủy quyền cho Phó Chủ tịch ký.
Chị Hương gật đầu:
- Vâng, em hiểu rồi ạ! Ban đầu em chỉ chú ý đến phần Chủ tịch được ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch theo tình hình thực tế tại địa phương, nhưng chưa đối chiếu kỹ phần ngoại lệ. Nếu tham mưu ủy quyền trong trường hợp này thì sẽ không đúng quy định.
Ông Thành nói tiếp:
- Đúng vậy. Việc giải quyết nhanh hồ sơ cho người dân là cần thiết, nhưng nhanh phải đi đôi với đúng pháp luật. Giấy tờ hộ tịch là giấy tờ xác nhận tình trạng nhân thân của cá nhân, có giá trị pháp lý lâu dài. Đối với trường hợp có yếu tố nước ngoài, yêu cầu về thẩm quyền, trình tự, thủ tục càng phải được thực hiện chặt chẽ hơn để bảo đảm quyền lợi của công dân và tránh phát sinh vướng mắc về sau.
Chị Hương tiếp thu và nói:
- Vậy em xin tham mưu lại theo hướng: không thực hiện ủy quyền ký đối với hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài; sau khi hồ sơ được thẩm tra đầy đủ, em sẽ trình Chủ tịch trực tiếp xem xét, ký giấy tờ hộ tịch theo đúng thẩm quyền.
Ông Thành đồng tình:
- Đúng rồi. Đồng thời, em rà soát lại quy trình nội bộ của bộ phận tiếp nhận và tham mưu giải quyết hồ sơ hộ tịch. Những giấy tờ được ủy quyền thì thực hiện theo đúng phạm vi ủy quyền; còn các trường hợp pháp luật đã loại trừ như Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn và giấy tờ hộ tịch trong trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài thì tuyệt đối không tham mưu ủy quyền ký.
Chiều hôm đó, sau khi kiểm tra kỹ hồ sơ, chị Hương hoàn thiện phiếu trình, trong đó nêu rõ đây là trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài nên Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã trực tiếp ký giấy tờ hộ tịch theo thẩm quyền. Nhận hồ sơ được tham mưu lại đầy đủ, đúng căn cứ pháp lý, ông Thành xem xét, ký giải quyết theo quy định.
Khi đến nhận kết quả, anh Nam xúc động nói:
- Cảm ơn cán bộ xã đã hướng dẫn và giải quyết hồ sơ cho chúng tôi rất cẩn thận. Lúc đầu tôi chỉ nghĩ ký giấy tờ là thủ tục hành chính bình thường, nhưng nghe cán bộ giải thích mới hiểu việc ký đúng thẩm quyền rất quan trọng.
Chị Hương mỉm cười đáp:
- Đúng vậy anh ạ! Đối với giấy tờ hộ tịch, nhất là trường hợp có yếu tố nước ngoài, việc thực hiện đúng thẩm quyền là để bảo đảm giá trị pháp lý của giấy tờ và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người dân.
Từ câu chuyện nhỏ ấy, chị Hương càng thấm thía hơn trách nhiệm của người làm công tác tư pháp ở cơ sở. Mỗi hồ sơ hộ tịch không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn gắn với quyền nhân thân, quyền gia đình và những sự kiện quan trọng trong cuộc đời mỗi người dân.
Câu chuyện cũng là bài học thiết thực trong công tác tham mưu: khi áp dụng quy định về ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch, cán bộ phụ trách tư pháp phải đọc đầy đủ cả quy định chung và các trường hợp ngoại lệ. Có như vậy, việc giải quyết thủ tục hành chính mới vừa thuận lợi, kịp thời cho người dân, vừa bảo đảm đúng thẩm quyền, đúng pháp luật và giữ vững giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch.
Chị Hương lễ phép nói:
- Báo cáo Chủ tịch, sáng nay Trung tâm Phục vụ hành chính công của xã tiếp nhận một hồ sơ đăng ký kết hôn giữa anh Lê Văn Nam, công dân Việt Nam thường trú tại xã mình, với chị Anna, công dân nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam. Hồ sơ đã được kiểm tra bước đầu, cơ bản đầy đủ theo quy định. Tuy nhiên, do tuần này Chủ tịch có lịch họp và đi kiểm tra cơ sở khá nhiều, em dự kiến tham mưu để Chủ tịch ủy quyền cho đồng chí Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký giấy tờ hộ tịch đối với trường hợp này, nhằm bảo đảm giải quyết hồ sơ đúng hạn cho người dân.
Ông Thành đặt tập tài liệu xuống bàn, nhìn chị Hương rồi hỏi lại:
- Hồ sơ này là đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài đúng không?
Chị Hương đáp:
- Vâng ạ. Một bên là công dân Việt Nam, một bên là công dân nước ngoài nên thuộc trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài. Em nghĩ rằng pháp luật có quy định Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã được ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch theo tình hình thực tế tại địa phương, nên xã mình có thể thực hiện ủy quyền cho Phó Chủ tịch ký để thuận lợi trong giải quyết công việc.
Nghe vậy, ông Thành chậm rãi giải thích:
- Hương tham mưu như vậy là có tinh thần chủ động, muốn giải quyết nhanh hồ sơ cho người dân. Tuy nhiên, trong lĩnh vực hộ tịch, nhất là giấy tờ hộ tịch có yếu tố nước ngoài, việc ký phải đúng thẩm quyền. Không phải loại giấy tờ hộ tịch nào Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cũng được ủy quyền ký.
Chị Hương hơi băn khoăn:
- Thưa Chủ tịch, vậy trường hợp này không được ủy quyền ký ạ?
Ông Thành mở văn bản pháp luật trên bàn, chỉ vào nội dung liên quan và nói:
- Tại khoản 2 Điều 8 Luật Hộ tịch năm 2026 (có hiệu lực từ 01/3/2027) quy định rất rõ: “Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền ký giấy tờ hộ tịch. Căn cứ tình hình thực tế tại địa phương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã được ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch theo quy định, trừ các loại giấy tờ hộ tịch sau đây:
a) Giấy khai sinh;
b) Giấy chứng nhận kết hôn;
c) Giấy tờ hộ tịch trong trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài.”
Ông Thành dừng lại một chút rồi phân tích thêm:
- Như vậy, pháp luật có cho phép ủy quyền ký một số giấy tờ hộ tịch, nhưng đồng thời cũng quy định rõ những trường hợp không được ủy quyền. Trong đó có giấy tờ hộ tịch trong trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài. Hồ sơ của anh Nam và chị Anna thuộc trường hợp này, nên Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phải trực tiếp xem xét, ký giấy tờ hộ tịch theo thẩm quyền, không được ủy quyền cho Phó Chủ tịch ký.
Chị Hương gật đầu:
- Vâng, em hiểu rồi ạ! Ban đầu em chỉ chú ý đến phần Chủ tịch được ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch theo tình hình thực tế tại địa phương, nhưng chưa đối chiếu kỹ phần ngoại lệ. Nếu tham mưu ủy quyền trong trường hợp này thì sẽ không đúng quy định.
Ông Thành nói tiếp:
- Đúng vậy. Việc giải quyết nhanh hồ sơ cho người dân là cần thiết, nhưng nhanh phải đi đôi với đúng pháp luật. Giấy tờ hộ tịch là giấy tờ xác nhận tình trạng nhân thân của cá nhân, có giá trị pháp lý lâu dài. Đối với trường hợp có yếu tố nước ngoài, yêu cầu về thẩm quyền, trình tự, thủ tục càng phải được thực hiện chặt chẽ hơn để bảo đảm quyền lợi của công dân và tránh phát sinh vướng mắc về sau.
Chị Hương tiếp thu và nói:
- Vậy em xin tham mưu lại theo hướng: không thực hiện ủy quyền ký đối với hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài; sau khi hồ sơ được thẩm tra đầy đủ, em sẽ trình Chủ tịch trực tiếp xem xét, ký giấy tờ hộ tịch theo đúng thẩm quyền.
Ông Thành đồng tình:
- Đúng rồi. Đồng thời, em rà soát lại quy trình nội bộ của bộ phận tiếp nhận và tham mưu giải quyết hồ sơ hộ tịch. Những giấy tờ được ủy quyền thì thực hiện theo đúng phạm vi ủy quyền; còn các trường hợp pháp luật đã loại trừ như Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn và giấy tờ hộ tịch trong trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài thì tuyệt đối không tham mưu ủy quyền ký.
Chiều hôm đó, sau khi kiểm tra kỹ hồ sơ, chị Hương hoàn thiện phiếu trình, trong đó nêu rõ đây là trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài nên Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã trực tiếp ký giấy tờ hộ tịch theo thẩm quyền. Nhận hồ sơ được tham mưu lại đầy đủ, đúng căn cứ pháp lý, ông Thành xem xét, ký giải quyết theo quy định.
Khi đến nhận kết quả, anh Nam xúc động nói:
- Cảm ơn cán bộ xã đã hướng dẫn và giải quyết hồ sơ cho chúng tôi rất cẩn thận. Lúc đầu tôi chỉ nghĩ ký giấy tờ là thủ tục hành chính bình thường, nhưng nghe cán bộ giải thích mới hiểu việc ký đúng thẩm quyền rất quan trọng.
Chị Hương mỉm cười đáp:
- Đúng vậy anh ạ! Đối với giấy tờ hộ tịch, nhất là trường hợp có yếu tố nước ngoài, việc thực hiện đúng thẩm quyền là để bảo đảm giá trị pháp lý của giấy tờ và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người dân.
Từ câu chuyện nhỏ ấy, chị Hương càng thấm thía hơn trách nhiệm của người làm công tác tư pháp ở cơ sở. Mỗi hồ sơ hộ tịch không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn gắn với quyền nhân thân, quyền gia đình và những sự kiện quan trọng trong cuộc đời mỗi người dân.
Câu chuyện cũng là bài học thiết thực trong công tác tham mưu: khi áp dụng quy định về ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch, cán bộ phụ trách tư pháp phải đọc đầy đủ cả quy định chung và các trường hợp ngoại lệ. Có như vậy, việc giải quyết thủ tục hành chính mới vừa thuận lợi, kịp thời cho người dân, vừa bảo đảm đúng thẩm quyền, đúng pháp luật và giữ vững giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch.