Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XVI và HĐND các cấp

Theo hướng dẫn, tất cả văn bản do Ủy ban bầu cử (UBBC) các cấp ban hành phải được quản lý chặt chẽ tại Văn thư cơ quan (Sở Nội vụ đối với cấp tỉnh, hoặc bộ phận được giao quản lý con dấu UBBC đối với cấp xã). Mỗi cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ tham mưu, xử lý các nội dung liên quan đến bầu cử có trách nhiệm: Mở hồ sơ ngay từ đầu: Xác định rõ tiêu đề, số ký hiệu và thời hạn lưu trữ theo quy định tại Thông tư 10/2022/TT-BNV và Thông tư 08/2025/TT-BNV; cập nhật đầy đủ: Không để thất lạc văn bản, tài liệu, kể cả phim, ảnh, ghi âm hình thành trong quá trình giải quyết công việc; đảm bảo chất lượng: Tài liệu nộp vào lưu trữ phải là bản gốc hoặc bản chính; phản ánh đúng trình tự diễn biến thực tế của công việc.
Lưu ý về tài liệu điện tử: Đối với hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (QLVB), trong thời gian chưa đủ chức năng nộp lưu điện tử, các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm tạm thời bảo quản an toàn ngay trên hệ thống.
Để tránh thất lạc tài liệu tại cơ sở, Sở Nội vụ yêu cầu thực hiện nghiêm quy trình bàn giao:
1. Ban bầu cử các cấp: Chuyển hồ sơ về bầu cử đại biểu Quốc hội đến UBBC tỉnh; hồ sơ bầu cử đại biểu HĐND chuyển về UBBC cùng cấp.
2. Tổ bầu cử: Sau khi kiểm phiếu, phải chuyển ngay Biên bản kết quả và toàn bộ phiếu bầu về UBND cấp xã. Các tài liệu còn lại nộp cho cơ quan thường trực UBBC cấp xã (Phòng Văn hóa - Xã hội).
3. Lưu trữ hiện hành: Có trách nhiệm chuẩn bị kho tàng, trang thiết bị để tiếp nhận, bảo quản an toàn tuyệt đối hồ sơ từ các đơn vị, cá nhân.
Việc quản lý tốt hồ sơ, tài liệu bầu cử không chỉ là thực hiện đúng quy định pháp luật về lưu trữ mà còn là bằng chứng lịch sử ghi lại tinh thần dân chủ và trách nhiệm của cử tri Thái Nguyên. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần sát sao chỉ đạo, coi đây là một trong những tiêu chí đánh giá hiệu quả thực hiện nhiệm vụ bầu cử năm 2026./.